L'importance d'adapter ses outils à ses clients

L’importance d’adapter ses outils à ses clients

Chefs de projet, maîtres de l’organisation, vous venez d’obtenir un nouveau client ! Ce projet est incroyable, vous êtes motivés, vous débordez d’idées pour aider votre client à réaliser ses envies. Nouvelles méthodes d’organisation, documents de suivi, logiciels de communication, vous sortez l’artillerie lourde pour que votre client puisse se développer. Mais catastrophe, ça ne fonctionne pas… Non seulement votre client n’utilise pas vos outils mais en plus il s’enlise dans son projet : retard, déconvenues, mauvaises surprises… la totale ! Vous pourriez blâmer votre client de ne pas vous écouter, mais en fait le fautif, c’est vous : il faut adapter ses outils de gestion de projet à ses clients !

Des outils de gestion de projet, il en existe des milliers. Ils permettent de tout gérer: les to-do listes, les tâches à faire, l’avancement, le planning, le budget, les ressources, la communication, etc. ça ne s’arrête plus ! En tant que chef de projet, nous avons envie de tous les utiliser. Ils ont chacun leur intérêt et les remplir, c’est pour nous finalement un gain de temps sur le projet. Mais ce n’est pas toujours le cas pour nos clients. Ce qui est normal ! Je vous explique dans la suite de cet article pourquoi il est essentiel d’adapter nos outils et notre gestion de projets à nos clients en partageant avec vous une de mes expériences personnelles.

adapter les outils à ses clients

Trouver ce qui fonctionne pour vos clients

Nous connaissons tous l’adage “les clients sont rois“. Dans la gestion de projet, cela signifie notamment que les priorités de vos clients deviennent vos priorités. Mais la réciproque n’est pas vrai ! Vous ne pouvez pas imposer vos propres besoins et envies d’organisation à vos clients. Un chef de projet est un facilitateur. Il est là pour accompagner son client, lui donner les outils pour réussir à gérer et concrétiser son projet. Mais il ne doit rien imposer. Si vos outils ne sont pas adaptés à votre client alors il ne pourra pas les utiliser parce qu’il n’y consacrera pas de temps.

Un outil que votre client n’utilise pas est un outil inutile, quel que soit son potentiel de départ.

Et c’est ce que j’ai appris à mes dépens. J’ai toujours aimé l’organisation dans mon travail. J’aime les outils avec des buts précis, j’aime le classement et le plaisir de cocher des cases pour l’avancement de mes projets. Et lorsque j’ai commencé à travailler en tant que cheffe de projet, j’ai voulu imposer mon fonctionnement à une de mes équipes.

L’un de mes clients est un streamer, c’est-à-dire qu’il s’enregistre en direct en proposant du contenu à ses spectateurs (discussion, jeux, etc.). Je gère pour lui la modération de son tchat, ses partenaires et sponsors, les concepts et le fonctionnement général de ses réseaux. Une de mes problématiques a été de pouvoir tester les concepts et d’arriver à nous organiser en amont pour ne pas avoir à tout gérer au dernier moment. J’ai donc voulu mettre en place des outils d’organisation pour l’aider dans la gestion de sa chaîne Twitch.

L’équipe est composée de jeunes hommes de 23 à 25 ans. Je suis partie du principe qu’ils seraient capables de gérer les outils informatiques. J’ai donc commencé par le classique tableau Excel. J’ai proposé un grand tableau avec des dates, des concepts et des personnes responsables. Il suffisait de le remplir et tout irait comme sur des roulettes. Pendant plusieurs mois je me suis battue mais l’outil n’a jamais été utilisé.

J’ai été particulièrement frustrée par ce résultat. J’étais agacée, un peu énervée aussi. Pourquoi l’équipe ne voyait-elle pas tout l’intérêt de mon outil ? Pourquoi ne pouvait-elle pas faire un effort pour l’utiliser ? Un jour, l’un d’entre eux m’a dit que je n’avais pas compris leurs fonctionnements et que je voulais absolument leur imposer ma façon de voir les choses alors qu’ils étaient complètement différents de moi. Il m’a aussi dit que ce n’était pas à lui de faire un effort pour m’adapter mais plutôt à moi de m’adapter à eux

Et il avait raison…

TOUS LES CLIENTS SONT DIFFÉRENTS

Nous avons tous un fonctionnement différent. Et c’est au chef de projet digital de s’adapter à son équipe et son client. Nous devons trouver l’outil ou les outils qui répondent à leurs besoins, leur temps et leurs envies. L’outil doit être aussi attractif pour le client qu’il lui est utile.

L’an dernier, j’ai réalisé le test Herrmann Brain Dominance Instrument. A l’aide de questions spécifiques, ce test détermine notre profil personnel de fonctionnement et explique la manière dont nous apprenons, communiquons et prenons nos décisions. Ce profil est basé sur une représentation métaphorique du fonctionnement du cerveau gauche/droite en le redivisant en quatre parties :

  • Gauche A- Mathématique, technique, analytique, logique ;
  • Gauche B- Contrôle, organisation, planification, maitrise, administratif, conventionnel ;
  • Droit C- Emotion, spirituel, relationnel, verbal, sensibilité musicale ;
  • Droit D- Conceptuel, synthétique, imaginatif, artistique.

Chaque personne a un système de fonctionnement multiple, à multi-dominance. Nous pouvons avoir 1 (5%), 2 (58%), 3 (34%) ou 4 (3%) dominances. Ce qui explique comment nous traitons une information.

Dans mon cas personnel, lorsque je prends un projet, j’ai besoin de savoir pour qui je travaille (C) puis ce que nous allons pouvoir faire ensemble (D). Enfin je réfléchis à comment le faire (B) et pour finir avec quel moyen (A). J’ai donc 4 modes de fonctionnement.

test HBDI MORI Digital

Connaitre son mode de fonctionnement est très utile pour mieux appréhender sa façon de travailler. Il est donc aussi important de comprendre celui de nos clients.

Dans le cas de mon équipe précédente, il s’agit de jeunes entrepreneurs : un graphiste, un créateur de contenu et un monteur vidéo. Ils n’ont pas d’horaires classiques et ne font pas de planning de leurs tâches. Leurs missions leur sont souvent attribuées au dernier moment, avec des délais très courts. Ils ont donc une vision à court terme de leur activité.

Nous avons pris du temps pour discuter entre nous et savoir quel est l’outil idéal qui pourrait nous permettre à tous de :

  • Voir clairement les tâches à faire ;
  • Avoir une vision globale de l’état de la chaine ;
  • Prévoir les concepts et activités à venir.

Il fallait de plus que l’outil soit visuel pour leur donner envie de l’utiliser, simple d’utilisation pour qu’ils puissent trouver facilement et sans perte de temps les informations nécessaires. Nous avons donc opté pour Trello.

Tableau Trello public

Communication & écoute, les soft skills indispensables

Chacun a pu trouver son compte grâce à cet outil de gestion de projet. Visuellement il est attractif. Il est simple à comprendre. Chaque membre de l’équipe peut savoir facilement ce qu’il a à faire et quand grâce à une date et une description. Nous pouvons y déposer des fichiers du travail terminé et recevoir des notifications pour des rappels.

En un coup d’œil, chaque membre de l’équipe peut savoir où il en est et quelle est sa charge de travail personnelle. En tant que cheffe de projet, cela me permet de voir rapidement la situation globale du projet.

Mais Trello n’est pas l’outil magique adaptable à tous les projets. Certains de vos clients n’auront pas cette vision conceptuelle du projet et préfèreront un outil plus classique comme un tableau des tâches. C’est pourquoi il est essentiel d’être à l’écoute de vos clients et de communiquer avec eux. Discutez et posez-vous afin de déterminer comment vous pouvez soulager leur organisation avec un outil de gestion de projet.

Quelques questions que vous pouvez vous poser pour déterminer les outils à utiliser :

  • De quoi ai-je besoin? (communiquer, voir l’avancement du projet, déterminer les rôles de chacun, etc.)
  • Quel est le temps que mon client a à consacrer à la gestion du projet ?
  • Quelles sont ses compétences informatiques ?
  • Quelles informations essentielles mon client doit connaitre pour la gestion de son projet ?

N’hésitez pas à mettre en place une période d’adaptation et d’encourager les retours de votre client. Est-ce que l’outil lui convient ? Est-ce qu’il l’utilise facilement ? Vous pouvez parfois changer d’outil mais il est plus facile de le faire en début de projet qu’en plein milieu ! Une bonne communication avec votre client c’est la garantie que vous soyez tous les deux efficaces et que le projet avance sur la bonne route !

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3 réflexions sur “L’importance d’adapter ses outils à ses clients”

  1. Merci Tiphanie pour ce partage et ce magnifique retour d’expérience. Je suis 100% d’accord sur le fait que ce n’est pas au chef de projet d’imposer leurs outils de suivi, mais que leur choix est le fruit d’une coconstruction. Pour chaque changement d’outils ou de méthodes, la conduite du changement a un coût qu’il est assez difficile d’anticiper. Découvrir une application web est une véritable charge de travail. Cela devient un facteur bloquant si votre équipe ne joue pas le jeu. Aussi, j’ai pris l’habitude de réserver un point “optimisation de l’espace de travail” lorsque je détecte que mon client n’est pas intellectuellement disponible au suivi de sont projet. Souvent, cela cache une souffrance face à son manque d’attention aux nouveaux outils de gestion de projet et par conséquent, une dévaluation de soi. Mon secret ? Dédier un navigateur web, tout configuré, mot de passe et login préenregistré + une bonne crise de rigolade pour dédramatiser. Et croyez-moi, les plus coriaces ne restent pas longtemps bloqués 😏

    1. Merci pour ton commentaire pertinent ! Tu as bien raison, parfois il est bon d’accompagner son client vers un outil que l’on connait et qui pourrait lui correspondre. En se posant calmement on peut être surpris !

  2. Ping : MORI Digital - Chef de projet digital - Mon organisation freelance 2022

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