Pourquoi organiser son projet sur Notion ? Notion est un outil très puissant pour l’organisation des freelances. Il s’agit d’une page blanche où vous pouvez relier des bases de données, des informations et structurer toute votre organisation. L’utiliser pour vos projets internes est donc une très bonne idée : non seulement toutes vos informations sont au même endroit mais en plus vous pouvez facilement les suivre, les mettre en place et vous assurer de leur bonne réalisation. Et si vous doutez encore de la nécessité d’avoir une bonne gestion de projet, je vous conseille de (re)lire cet article.
Dans cet article je vais vous montrer toutes les étapes pour suivre un projet dans Notion : du moment où vous en avez l’idée, sa planification et le suivi de sa réalisation. Vous avez tout ce qu’il faut pour profiter de ce super moment ensemble ? Alors c’est parti !
Trouver des idées de projet grâce à Notion
La Roadmap est une page importante de mon Notion. Elle définit tout ce que je souhaite réaliser dans l’année pour atteindre mes enjeux annuels : de CA, de visibilité & d’expertise. À chaque trimestre, je me mets des objectifs qui vont répondre à mes enjeux annuels. Cela me permet de créer une to-do liste stratégique, qui a un véritable but et qui me permet d’évoluer et d’avancer dans mon business.
Alors comment cette Roadmap peut m’aider dans la gestion de mes projets internes ? C’est ce que je vais vous présenter ici.
Pourquoi organiser son projet sur Notion ?
Notion est un outil extrêmement utile pour les entrepreneurs, mais pas seulement. Il peut aider toute personne qui souhaite avoir un appui pour suivre ou faire évoluer une situation. Comme il s’agit à la base d’une page blanche, il est très intéressant pour que vous puissiez y mettre VOTRE propre organisation.
Tout le principe est de partir de VOTRE logique personnelle et de créer des process pour y répondre. Concrètement ça fonctionne comment ? Sur Notion vous allez pouvoir retrouver :
- Le projet que vous souhaitez réaliser ;
- La to-do liste des actions à faire pour y arriver ;
- Le suivi des étapes et des objectifs donnés.
À quoi sert la Roadmap dans le développement de vos projets web ?
Comme je vous l’ai expliqué, la Roadmap est littéralement votre feuille de route de l’année. Comme elle comporte vos objectifs personnels et ce que vous voulez réaliser dans l’année, c’est une source puissante pour déterminer clairement les projets qui vont en découler.
Soyons concret pour bien comprendre. Imaginons que vous avez déterminé qu’un de vos enjeux annuels est de devenir incontournable dans votre domaine d’expertise. Pour cela vous allez donc lister ce que vous pouvez faire pour augmenter votre notoriété dans votre domaine de compétence. Vous pourriez :
- Créer un podcast sur votre sujet de prédilection ;
- Faire des masterclass pour assoir votre expertise ;
- Créer une chaine Youtube pour faire des tutos sur des sujets de votre domaine de compétence.
Toutes ces idées peuvent devenir des futurs projets web en fonction de ce que vous voulez réaliser personnellement.
Les avantages d’utiliser Notion pour trouver ses idées de projet
En plus de ma Roadmap, j’utilise une autre page appelée sobrement “Des idées plein la tête” qui me sert de bloc note pour toutes mes idées.
J’y note tout ce que je pourrais faire pour répondre à mes enjeux. Cela peut être des choses que j’ai vues et que j’ai aimées, des idées que j’ai d’un coup et tout ce qui me passe par la tête. Ces idées ne seront pas toutes réalisées. C’est pour cela que j’ai une colonne “Idée lancée 🚀”. Il s’agit de toutes mes notes qui deviennent un projet web concret.
D’ailleurs dans ces cartes j’y note simplement les idées que j’ai : à quoi servirait le projet, mes envies, mes inspirations, etc. Il n’y a aucune to-do ou suivi de projet. Mais une fois lancée, l’idée est reliée à un projet concret, qui dans ma dénomination personnelle devient un Objectif Interne.
Comment planifier son projet sur Notion ?
Planifier ses projets sur Notion est vraiment très pratique. En effet, l’outil permet de créer des tâches à réaliser, de les mettre en format to-do, en format Kanban ou même en Diagramme de Gantt. Tout ce que je vous dis vous parait un peu obscur ? Pas de soucis, je vais vous expliquer.
Pour qu’un projet web se réalise, il est nécessaire de le planifier, c’est à dire de prévoir chaque tâche à réaliser et de leur assigner une date de réalisation et une personne qui va la réaliser.
ndrl: Dans le cas des images que je vous montre, vous ne verrez jamais de personne assignée, vu que pour l’instant je travaille seule. Elles me sont donc, de base, toutes assignées 💪.
Pour voir l’avancement de votre projet, vous pouvez afficher vos tâches de plusieurs façons. Ma favorite ? Le Kanban est une disposition qui permet de regrouper les tâches en fonction d’un critère choisi. Le plus efficace : le niveau d’avancement de la tâche.
Cette vue est particulièrement visuelle sur l’avancement du projet. On peut voir directement ce qui est fait ou pas et où ça en est. L’avantage sur Notion c’est que vous pouvez aussi choisir de faire apparaitre des propriétés spécifiques sur la carte. Par exemple la date de réalisation prévue et par exemple si la tâche est en retard (ce qui est possible grâce à une formule).
Sachez que vous pouvez aussi organiser vos tâches dans une vue “Chronologie” qui permet de visualiser le projet dans le temps. L’important est d’utiliser l’outil le plus visuel pour vous, pour être efficace et productif dans la réalisation de vos projets web sur notion.
Organiser son projet sur Notion : le suivi
Vous avez trouvé les idées, vous avez planifié les projets, il faut maintenant s’assurer qu’ils se réalisent correctement. C’est tout l’intérêt du suivi d’un projet et Notion est un outil très puissant pour cela ! Dans cette partie je vous explique comment je suis l’avancement de mes projets sur Notion !
Suivre les étapes de son projet sur Notion
Dans mon organisation j’ai choisi de mettre en place une page dédiée au Suivi de mes projets web. J’y retrouve toutes mes prestations mais aussi mes projets internes. Car globalement mon organisation ne change pas entre ces deux types de projet.
Ces projets sont organisés en vue Kanban (encore et toujours) cette fois-ci groupée par type de projet : objectifs interne, prospects, projets en attente, OBM long terme, One shot en cours & Maintenance de sites. J’ai aussi mes projets en attente, les projets terminés et les projets annulés mais je n’affiche pas ses colonnes pour simplifier la vue.
Sur chacun de mes projets je vois directement où j’en suis grâce à la nouvelle barre de progression de Notion. Je sais de plus visuellement le thème du projet, le client concerné et l’état du projet.
Dans chaque carte on retrouve le détail du projet :
- Les objectifs de mon projet (en format to-do liste) : “mon projet sera considéré comme réussi si…”
- Un tableau Kanban des actions à faire (il s’agit de ma to-do liste générale filtrée sur le projet et organisée comme vu précédemment) ;
- Mes KPI à suivre.
- Le contenu du projet avec les recherches effectuées, les tâches, les écrits, les visuels, etc.
J’ai ainsi une vision globale de tous mes projets et de leur avancement. Mais je peux aller dans le détail et faire le point pour chaque projet.
Suivre ses KPIs sur Notion
Les KPI, Key Performance Indicator, ou Indicateur de Performance en français, permettent de déterminer l’efficacité d’une action stratégique, comme par exemple une campagne marketing dont vous allez étudier les retours sur investissement.
Lorsque vous créez un projet, vous pouvez noter ce que vous allez suivre pour vous assurer du véritable impact de ce projet sur votre objectif et votre enjeu principal. Notion vous permet de créer des tableaux de suivi simples et parlants ou des bases de données plus précises, en fonction de vos besoins et envies !
Par exemple si vous créez un projet pour augmenter votre expertise sur Instagram et avoir de nouveaux prospects. Vous pouvez alors suivre le KPI “Nombre de clients obtenus via Instagram”. Vous pouvez poser un objectif à atteindre et comparer ce que vous espériez avec ce que vous avez réellement obtenu par votre projet.
Suivre les KPI permet de faire des choix stratégiques : quelles sont les actions qui vont ont réellement apporté un retour intéressant. Vous pouvez alors ajuster vos prochains projets en fonction et vous développer plus efficacement !
J’espère que cet article aura rendu plus clair la gestion des projets sur Notion. Comme vous pouvez le voir, les possibilités de l’outil sont infinies et ne dépendent que de VOUS, de VOS besoins. Si vous avez besoin d’aide pour être plus efficace et productif sur vos projets, que vous voulez avancer tout en vous appuyant sur quelqu’un, contactez-moi !
Ping : 8 erreurs à ne pas faire quand on crée un projet web