Gestion des priorités au travail : toutes les clés

Tu as l’impression de ne jamais avoir le temps ? Que tes projets n’avancent pas ? Le temps, c’est le nerf de la guerre de nos vies d’entrepreneure. Nous n’en avons jamais assez, mais en y regardant bien, nous en perdons aussi beaucoup dans nos journées. Tu peux avancer plus efficacement dans tes journées si tu reprends le contrôle de ton emploi du temps.

Mais pour ça, il faut améliorer ta gestion des priorités au travail : réaliser la bonne tâche au bon moment pour avancer tes projets web, réaliser tes prestations, prospecter tes futurs clients.

Maitriser la gestion des priorités au travail, c’est être capable d’identifier toutes les tâches que tu dois réaliser, pouvoir y mettre un ordre & les exécuter les unes après les autres. Il s’agit aussi d’être capable de pouvoir réagir vite aux urgences sans que ton organisation se casse la figure. Prête à reprendre le contrôle de ton organisation ? Sers-toi un bon café/thé chaud et c’est parti !

Mettre en place une to-do liste efficace

Relier les tâches à des objectifs précis

Tu veux être plus productive dans la réalisation de tes projets cette année ? Il est temps de mettre en place des objectifs et des tâches stratégiques. Des tâches qui te feront réellement avancer dans la direction de tes objectifs et qui t’emmèneront clairement de ton point de départ actuel à la situation que tu veux atteindre.

Pour reconnaitre une tâche utile, c’est simple : il faut qu’elle soit reliées à un projet web précis, lui-même relié à un objectif. Une tâche isolée est une perte de temps et d’efficacité dans ton organisation.

Tes objectifs sont des étapes essentielles pour que tu réalises ce que tu veux. Ils sont ta boussole, ta carte, pour arriver à tes fins. Valider des tâches qui vont vers la réalisation de ces objectifs est donc une avancée pour concrétiser tes ambitions (quelles qu’elles soient).

Tes objectifs se découpent alors en projet, qui vont former ta fameuse to-do liste qui va te suivre toute l’année. Il faut maintenant s’assurer de pouvoir la suivre pour être productive !

Nommer les tâches à réaliser

Ah cette fameuse to-do liste des entrepreneurs… Qu’elle soit écrite sur le coin d’une feuille ou dans une base de données bien rangée de ton Notion, ta to-do liste doit être efficace en étant :

• Utile,
• Adaptée,
• Compréhensible,
• Réaliste.

Concrètement, qu’est-ce que ça veut dire ? Si tu as un objectif de visibilité, tu pourrais avoir comme projet « Réaliser mon site internet« . Pour que ta to-do liste soit efficace, il faut que tu y rentres des actions concrètes qui te feront vraiment avancer. Des tâches abstraites et trop vagues telles que « Ecrire le contenu« , « Faire la page« , « Créer le site » risquent de faire trainer les choses.

Je te conseille de noter ce que tu as à faire de façon claire et compréhensible. Ainsi tu peux par exemple noter « Ecrire le contenu à propos de ma page contact » ou encore « Faire la maquette de la page d’accueil« .

Chaque tâche de ta to-do liste doit te permettre de savoir exactement ce que tu as à faire et être reliée à un projet pour savoir pourquoi tu la fais.

Gérer vos priorités au travail : les techniques

Maintenant que tu as une to-do liste stratégique, il est nécessaire de prioriser pour savoir ce que tu vas devoir faire en premier. À vouloir trop en faire, on finit souvent par partir dans tous les sens et ne plus rien avancer. Voici quelques méthodes qui vont t’aider à travailler plus efficacement et avec des résultats.

La méthode MoSCoW

La Méthode MoSCoW est une technique qui te permet de prioriser les besoins et les tâches à réaliser dans un projet. Pour cela, il te suffit de les classer en fonction de leur nécessité :

• M: Must have (indispensable) ;
• S : Should have (important) ;
• C : Could have (intéressant mais pas obligatoire) ;
• W: Won’t have (non nécessaire pour l’instant).

Grâce à cette méthode tu peux hiérarchiser tes tâches dans un projet pour te concentrer sur l’essentiel : ce qui va rendre ton projet réalisable et utilisable.

Par exemple si tu as comme projet web la « création d’une formation sur l’utilisation d’un logiciel« , tu vas devoir « choisir une plateforme pour héberger la formation« . Il s’agit d’une action Must have – indispensable- car sans elle, tes élèves ne pourront pas avoir accès à celle-ci. Elle devra donc être réalisée en priorité. Par contre « Prévoir un cadeau pour les nouveaux arrivés de la formation« , bien que ce soit une belle idée, n’est pas indispensable. Vous pourrez donc le réaliser une fois que tout sera en place. C’est une action Won’t have.

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil qui permet la gestion des priorités au travail en les classant selon deux critères : leur importance & leur urgence.

Pour savoir si ta tâche est urgente ou importante il te suffit de répondre à ces notions :

• Une tâche urgente nécessite ton action immédiate car elle demande de respecter les délais. Si tu ne le fais pas, les conséquences seront négatives. Cela peut être une prestation d’un client à réaliser dans un temps donné, des déclarations administratives à remplir, etc.
• Une tâche importante te permet d’atteindre tes objectifs. Cela peut être l’apprentissage d’un nouveau logiciel, l’abonnement à une plateforme, etc.

Tu peux ensuite trier tes tâches ainsi :

Tu réalises en premier les tâches urgentes & importantes. Puis tu planifies les tâches importantes & non urgentes pour les faire ensuite. Les tâches non importantes & urgentes sont déléguées pour être faites vite sans te prendre du temps. Enfin les tâches non importantes & non urgentes sont éliminées car elles ne vont pas dans le sens de tes objectifs.

La règle des 3

La dernière méthode que tu peux utiliser pour prioriser tes tâches est la règle des 3. Il s’agit d’une technique que j’aime beaucoup car elle est très concrète. Tous les jours, tu regardes ta to-do liste et tu choisis les 3 tâches les plus importantes. Tu réalises la première. Une fois fait, tu passes à la suivante et enfin à la dernière. Ça peut paraitre évident mais tout le principe et de ne pas commencer une autre tâche si tu n’as pas fini la précédente.

Avoir un planning adapté à la gestion des priorités

Quelle que soit la technique utilisée, n’oublie pas de te laisser la possibilité de gérer les urgences et les imprévus. Dans nos journées, rien ne se passe jamais comme prévu. Il est donc important de se laisser une certaine souplesse dans nos plannings pour pouvoir avancer efficacement dans nos journées tout en prenant soin de nous.

Pour cela, tu peux prévoir des temps libres dans ton emploi du temps.

J’espère que la lecture de cet article t’aidera dans votre organisation au quotidien. Avancer tes projets est très important pour atteindre tes objectifs et se sentir plus épanouie dans ton travail. Si les projets & objectifs peuvent être complètement différents d’une personne à l’autre, dans tous les cas il est important de bien poser les bases d’une organisation efficace et surtout motivante ! Voir son avancement est très important pour tenir sur la longueur. Et si vous avez besoin d’aide pour mettre en place une to-do liste stratégique efficace, je peux t’aider à mettre en place un outil sur-mesure sur Notion.