Gestion des priorités au travail

Gestion des priorités au travail : toutes les clés

Vous avez l’impression de ne jamais avoir le temps ? Que vos projets n’avancent pas ? Le temps, c’est le nerf de la guerre des entrepreneurs. Nous n’en avons jamais assez, mais en y regardant bien, nous en perdons aussi beaucoup dans des choses futiles. Alors comment avancer plus efficacement dans vos journées ? Pour reprendre le contrôle de votre emploi du temps, il faut améliorer votre gestion des priorités au travail. Réaliser la bonne tâche au bon moment pour avancer vos projets, réaliser vos prestations, prospecter vos futurs clients. Alors comment connaître la bonne marche à suivre ?

Maitriser la gestion des priorités au travail, c’est être capable d’identifier toutes les tâches à réaliser, pouvoir y mettre un ordre et les exécuter les unes après les autres. Il s’agit aussi d’être capable de pouvoir réagir vite aux urgences sans que son organisation se casse la figure. Alors vous êtes prêts à reprendre le contrôle de votre organisation ? Servez-vous un bon café/thé chaud et c’est parti !

Mettre en place une to-do liste efficace

Relier les tâches à des objectifs précis

Vous voulez être plus productif dans la réalisation de vos projets cette année ? Il est temps de mettre en place des objectifs et des tâches efficaces ! Afin d’être utiles, toutes ces tâches doivent être reliées à un objectif précis. Une tâche isolée est une perte de temps et d’efficacité dans votre organisation.

Vos objectifs sont des étapes essentielles pour que vous arriviez à réaliser ce que vous voulez. Ils sont votre boussole, votre carte, pour arriver à vos fins. Valider des tâches qui vont vers la réalisation de ces objectifs est donc une avancée pour concrétiser vos ambitions (quelles qu’elles soient).

Afin de vous assurer de bien avancer vers vos nouveaux objectifs, il est donc nécessaire de découper chaque objectif en plusieurs tâches à réaliser. Cette fameuse to-do liste va vous suivre toute l’année. Il faut maintenant s’assurer de pouvoir la suivre pour être productif !

Nommer les tâches à réaliser

Ah cette fameuse to-do liste des entrepreneurs… Je suis sûre que vous en avez une. Elle est peut-être écrite sur le coin d’une feuille ou dans une base de données bien rangée de votre Notion. Mais est-elle efficace pour autant ? Une to-do liste efficace répond à vos objectifs annuels et vous permets d’avancer dans vos projets. Elle doit donc être :

  • Utile,
  • Adaptée,
  • Compréhensible,
  • Réaliste.

Alors concrètement, qu’est-ce que ça veut dire ? Si vous avez un projet comme par exemple “Réaliser mon site internet avant l’été”, vous allez donc découper votre objectif en tâches qui seront à réaliser pour atteindre cet objectif. Vous ne devez pas noter dans votre to-do des tâches abstraites et trop vagues telles que “Ecrire le contenu”, “Faire la page”, “Créer le site”. Ces tâches ne vous aideront pas à avancer concrètement.

Vous devez proposer des tâches qui vous disent ce que vous avez à faire de façon claire et compréhensible. Ainsi vous pourrez noter “Ecrire le contenu à propos de ma page contact” ou encore “Faire la maquette de la Home”.

Vous devez aussi vous assurez que vous êtes capable de réaliser ses tâches. Si vous n’avez aucune connaissance en création de site internet, la tâche “créer le site” ne vous aide pas du tout. Vous devez plutôt “trouver des prestataires pour la création du site“, “prendre contact avec les prestataires et demander des devis”, “comparer les devis”, etc.

Ces tâches doivent vous permettre de réaliser quelque chose, de franchir une étape de plus dans la réalisation de vos objectifs.

Gérer vos priorités au travail : les techniques

Maintenant que vous avez une to-do liste qui vous permet d’avancer, il est nécessaire de prioriser pour savoir ce que vous devez faire en premier. L’un des plus gros problèmes dans la productivité des entrepreneurs est la dispersion. À vouloir trop en faire, on finit par partir dans tous les sens et ne plus rien avancer. Voici quelques méthodes qui vont vous aider à travailler plus efficacement et avec des résultats !

La méthode MoSCoW

La Méthode MoSCoW est une technique qui permet de prioriser les besoins et les tâches à réaliser dans un projet. Pour cela, il suffit de les classer en fonction de leur nécessité :

  • M: Must have (indispensable) ;
  • S : Should have (important) ;
  • C : Could have (intéressant mais pas obligatoire) ;
  • W: Won’t have (non nécessaire pour l’instant).

Grâce à cette méthode vous pouvez donc hiérarchiser vos tâches dans un projet pour vous concentrer sur l’essentiel : ce qui va rendre votre projet réalisable et utilisable.

Par exemple si vous avez comme projet la création d’une formation sur l’utilisation d’un logiciel, vous allez devoir “choisir une plateforme pour héberger votre formation”. Il s’agit d’une action Must have – indispensable- car sans elle, vos élèves ne pourront pas avoir accès à celle-ci (évidemment je ne dis pas qu’une plateforme est le meilleur moyen, il s’agit d’un exemple !). Elle devra donc être réalisée en priorité. Par contre “Prévoir un cadeau pour les nouveaux arrivés de la formation”, bien que ce soit une belle idée, n’est pas indispensable. Vous pourrez donc le réaliser une fois que tout sera en place. C’est une action Won’t have.

La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est un outil qui permet la gestion des priorités au travail en les classant selon deux critères : leur importance & leur urgence. Vous pouvez ainsi trouver le degré de priorité de votre tâche :

Pour savoir si votre tâche est urgente ou importante il suffit de répondre à ces notions :

  • Une tâche urgente nécessite votre action immédiate car elle demande de respecter les délais. Si vous ne le faites pas, les conséquences seront négatives. Cela peut être une prestation d’un client à réaliser dans un temps donné, des déclarations administratives à remplir, etc.
  • Une tâche importante vous permet d’atteindre votre objectif. Cela peut être l’apprentissage d’un nouveau logiciel, l’abonnement à une plateforme, etc.

Selon ce classement vous devez donc réaliser en premier les tâches urgentes et importantes. Vous planifiez les tâches importantes et non urgentes pour les faire ensuite. Enfin les tâches non importantes et urgentes sont déléguées pour être faites vite sans vous prendre du temps. Enfin les tâches non importantes et non urgentes sont éliminées car elles ne vont pas dans le sens de vos objectifs.

La règle des 3

La dernière méthode que vous pouvez utiliser est la règle des 3. Il s’agit d’une technique que j’aime beaucoup car elle est très concrète. Tous les jours, vous regardez la liste de tâches de vos objectifs et vous choisissez les 3 plus importants. Puis vous réalisez le premier. Une fois fait, vous passez au suivant et enfin au dernier. Vous ne pouvez pas commencer une autre tâche si vous n’avez pas fini la précédente.

Les avantages de cette méthode : Avoir une idée très concrète de ce que vous devez réaliser. Impossible de se disperser, vous devez clairement réaliser la tâche n°1, puis la 2, etc. Et recommencer le processus tous les jours. Elle vous permet d’avancer rapidement en cochant des actions de manière régulière.

Avoir un planning adapté à la gestion des priorités

Quelle que soit la technique utilisée, n’oubliez pas de vous laisser la possibilité de gérer les urgences et les imprévus. Nous le savons, en entrepreneuriat, rien ne se passe jamais comme prévu ! C’est un fait. Il est donc important de se laisser une certaine souplesse dans nos plannings pour pouvoir avancer efficacement dans nos journées tout en prenant soin de nous.

Pour cela, n’hésitez pas à prévoir des temps libres dans vos emplois du temps. Ces temps pourront être utilisés pour faire des pauses mais aussi pour gérer les petites choses du quotidien que l’on n’a pas forcément planifié.


J’espère que la lecture de cet article vous aidera dans votre organisation au quotidien. Avancer ses projets est très important pour atteindre ses objectifs et se sentir plus épanoui dans son travail. Si les projets & objectifs peuvent être complètement différents d’une personne à l’autre, dans tous les cas il est important de bien poser les bases d’une organisation efficace et surtout motivante ! Voir son avancement est très important pour tenir sur la longueur. Et si vous avez besoin d’aide pour la réalisation de vos projets web, appuyez sur ce bouton 👇

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