Gestion du temps : Comment être efficace avec le time-tracking ?

Avez-vous des soucis avec votre gestion du temps ? Vous vous êtes déjà dit que vous partiez dans tous les sens, que vous perdiez du temps ou que vous vous fatiguiez dans le vide ? Alors cet article est fait pour VOUS ! Je vais vous expliquer comment le time tracking peut vous aider à structurer votre journée, à mieux gérer votre temps, à faire avancer votre projet et à gagner en productivité.

Tout d’abord le time-tracking c’est quoi ? Il s’agit simplement d’un suivi de votre temps en chronométrant les tâches effectuées. C’est un outil ultra puissant qui vous permet :

• De vous rendre compte du temps que vous perdez sur certaines tâches ;
• D’optimiser vos journées de travail pour être plus efficace ;
• Ou de pouvoir avoir une vision claire du temps passé sur certains projets.

Pourquoi la gestion du temps est importante?

Entrepreneurs, freelances ou petites entreprises, nous avons tous le même souci : les journées ne sont pas infinies et il n’est pas toujours facile de gérer correctement son temps. On peut vite se perdre et procrastiner sur notre to do liste. La conséquence ? Nous n’avançons pas vraiment sur les sujets importants. De plus, nous ne mettons pas toujours notre énergie au bon endroit.

Le time-tracking est un super outil afin que vous puissiez vous rendre compte de l’organisation de votre journée de travail. Il va vous permettre d’avoir une gestion du temps efficace mais aussi d’améliorer votre quotidien.

Être organisé dans son travail, c’est libéré du temps pour sa vie personnelle. Et c’est essentiel pour votre santé mentale. Trouver le bon équilibre vie privée/ vie professionnelle, c’est le grand challenge des entrepreneurs. Or il n’est pas nécessaire de faire du présentéïsme (faire acte de présence sans avoir de raison particulière) pour avoir une entreprise à succès : Travailler moins mais mieux, c’est même plus rentable ! Cela vous permet d’être plus efficace au quotidien, de tenir sur la longueur, de gagner en motivation et donc d’être plus productif.

Vous l’aurez compris, mettre en place une bonne gestion du temps, c’est aussi diminuer son stress au quotidien. Les méthodes pour gérer son temps de travail sont nombreuses. La méthode Pomodoro par exemple divise un projet en petites tâches de 25 min. Après chaque tâche effectuée, vous avez une pause de 5 min. Cela vous permet de bien vous concentrer et d’avancer plus efficacement sans procrastiner.

Le Principe de Pareto, lui, explique que 20% des tâches sont responsables de 80% de vos résultats. La méthode consiste donc à concentrer vos efforts sur ces 20%. Ou encore le Time Boxing, la méthode des Blocs de temps, qui fonctionne comme un emploi du temps stricte. Vous déterminez par jour des tâches spécifiques dans des tranches horaires déterminées que vous devez absolument respecter.

Si vous êtes comme moi et que vous avez un fonctionnement plus flexible, vous devriez aimer la méthode de time tracking. Cette méthode de gestion du temps vous permet de remplir votre to-do liste tout en vous rendant compte du temps passé et en se concentrant sur chaque tâche.

les astuces pour bien s’organiser avec le time tracking

Pour mieux gérer votre temps, vous pouvez donc vous chronométrer. Cependant il est important que vous utilisiez ces données à bon escient. Il n’est pas question de vous culpabiliser ! Le time-tracking est là pour vous aider à mieux vous organiser et à vous pousser vers le haut. Alors, vous êtes prêts à tester cette nouvelle expérience ? C’est parti !

Les outils de gestion du temps

Vous devez dans un premier temps choisir un outil de gestion du temps adapté à cette méthode. Il en existe plusieurs, dont voici ceux que j’ai retenu :

• Clockify, qui est l’outil que j’utilise actuellement. Je le trouve très intuitif et simple d’utilisation. Il est gratuit et me permet d’obtenir les informations qui m’aident à évoluer. Je peux rentrer mes différents projets, prévenir si c’est facturable ou non et obtenir différents rapports détaillés.
• Toggl Track, est disponible en anglais et offre de nombreuses fonctionnalités, dont un timer Pomodoro pour ceux qui utilisent aussi cette méthode d’organisation du temps.
• Time Camp est particulièrement pratique si vous utilisez Asana pour la gestion de projet car vous pouvez associer les deux pour suivre les tâches de vos projets dans un seul endroit.

Il existe de nombreux autres outils de gestion du temps de travail sur le marché. Je vous conseille de les tester afin de trouver celui qui vous plait le plus. Vous devez être confortable et avoir envie de l’utiliser.

Définir des règles pour être efficace

Le principe du timer est donc de lancer un chronomètre à chaque tâche que vous effectuez. Mais si cela n’est pas fait de manière encadrée, vous risquez de le faire dans le vide et de perdre toujours autant de temps. Lorsque je me suis mise à cette méthode, j’ai donc défini deux règles principales :

• Je lance le chronomètre uniquement pour les tâches que je peux nommer et si je sais exactement ce que je fais.

Exemple : Si je me balade sur les réseaux sans but… je ne chronomètre pas ! Si je vais sur Instagram pour répondre à mes messages privés et pour me rendre visible, ou si c’est pour faire de la veille -> je lance le chronomètre.

• Une fois le chronomètre lancé, je joue le jeu et je suis concentrée sur la tâche à réaliser. Si jamais je dois aller sur une autre tâche, ou si je pars faire quelque chose d’autre, je coupe le chronomètre.

oser Se lancer dans le time tracking

Vous êtes donc prêts maintenant à mieux gérer votre temps. Pour cela rien de plus simple, il suffit de rentrer le nom de votre tâche dans votre outil en précisant à quel projet elle est rattachée et d’informer si c’est facturable ou non. Et ensuite c’est parti pour démarrer le chronomètre !

Je vous conseille d’être assez précis dans les projets que vous notifiez dans votre outil. Un projet peut être un dossier client sur lequel vous travaillez, mais cela peut aussi être un objectif de votre entreprise personnelle. Dans mon organisation j’ai par exemple un projet “Autoformation”. Si un client m’a sollicité pour plusieurs projets, ils sont séparés dans mon outil de gestion du temps pour ne pas les confondre.

Dans tous les cas il est important de bien respecter les règles que vous avez définies au départ. Cela vous permettra d’avoir une vraie base pour analyser votre gestion du temps. Sinon, vous risquez d’obtenir des résultats biaisés et donc d’en tirer de mauvaises conclusions. Attention 🚨

Comment analyser les résultats obtenus

Quelque soit l’outil de gestion du temps que vous avez choisi, vous avez accès à des rapports qui vous permettent de faire le point sur l’organisation de votre temps de travail.

Vous savez ce que j’ai remarqué les premiers jours, après m’être lancée dans la gestion du temps grâce au time tracking ? Je n’avais pas réussi à dépasser les 4 h 00 par jour. Alors que je travaillais toute la journée !

La conclusion que j’en ai tiré, c’est que je n’étais pas capable de nommer exactement ce que je faisais et POURQUOI je le faisais. En gros, plus de la moitié de ma journée, je perdais du temps en papillonnant de tâches en tâches sans but précis. Et si vos actions ne sont pas stratégiques, alors elles n’aident pas votre entreprise à se développer.

Vos rapports vous permettent donc de voir plusieurs points importants :

Étudier les tâches chronophages de votre semaine

Vous avez lancé votre entreprise afin de partager votre zone de génie à vos clients. Mais si vous passez plus de temps à gérer des tâches hors de votre coeur de métier, il est important de réfléchir à optimiser votre temps de travail. Quelles sont ces fameuses tâches sur lesquelles vous vous concentrez et qui ne vous aident pas à développer votre entreprise ? Pour gagner du temps dans votre journée, il peut être intéressant de réfléchir à déléguer ces tâches, si c’est possible. Sinon, vous pourriez limiter le temps dédié à ces tâches pour vous libérer de l’espace pour le reste.

Analyser le temps passé sur un projet spécifique

Le time tracking est aussi une très bonne méthode d’analyse pour améliorer vos devis ! Vous avez vendu cette offre de prestation à 2 jours de travail. Cependant, après mesure de vos tâches projet, vous vous apercevez grâce à votre outil de gestion du temps que vous êtes plus proche des 2,5 jours de travail.

Il s’agit d’un très bon retour d’expérience personnelle. Vous pouvez réfléchir aux raisons qui font que votre projet a duré plus de temps et si nécessaire vous pouvez réajuster vos prix pour les prochaines fois. Cela vous permettra aussi de déterminer si vous devez gérer différemment certaines tâches la prochaine fois.

Réajuster son temps de travail

Enfin, en gérant son temps grâce au time tracking, vous pourrez prioriser vos actions de travail. Après une semaine à vous être chronométré, vous vous apercevez que tous les jours, vous gérez vos mails à plusieurs reprises. A chaque fois, c’est une perte de temps, de s’organiser et de se concentrer sur le sujet. Pourquoi ne pas accorder un temps dédié de 30 min une seule fois dans votre journée de travail ? Cela allégera votre charge mentale et vous aidera à être plus efficace.

Je prends souvent comme exemple la gestion des réseaux sociaux. Nous ne nous apercevons pas toujours du temps que nous passons à scroller et à regarder les nouveautés. On appelle cela le syndrome FOMO (Fear of Missing Out), cette peur de râter quelque chose si on n’est pas là, ou dans le cadre des réseaux sociaux, si on ne regarde pas.

Chronométrer son temps sur les réseaux sociaux peut donc vous permettre de vous réorganiser et d’avoir une gestion plus saine de votre temps de travail.

Alors, vous êtes prêts à vous lancer dans l’aventure du time-tracking ? Que pensez-vous de cette méthode de gestion du temps ?

N’hésitez pas à me partager vos bonnes pratiques en commentaires.

Si vous avez besoin d’aide pour organiser votre projet digital, parlons-en ensemble lors d’un appel découverte. Je serai ravie de vous aider dans la réalisation de votre projet !